قطار اخبار شرکتتان به کدام سو می رود؟ چهار نکته در مدیریت ارتباط با رسانه ها

 یک «خبر رسمی» از شرکت و یا سازمان شما، تا پیش از انتشار در رسانه ها شبیه واگن کوچک قطاری است که در ایستگاهی ثابت مانده است. این واگن به محض انتشار و توزیع خبر تبدیل به قطاری می شود که به روی ریل شروع به حرکت می کند. در این میان صاحب خبر که در واقع شرکت شماست به منزله سوزن بانی خواهد بود که مسیر ریل و قطار را هدایت و کنترل می کند. دوست دارید این قطار را به کدام سمت هدایت کنید؟ در این مقاله کوتاه با ضرورت درج اطلاعات تماس شما در هر «خبر رسمی»، الزامات و نکات آن و روش های مدیریت ارتباط با رسانه ها، خبرنگاران و سایر مخاطبان پس از انتشار خبر آشنا می شوید.
در پایان هر خبر حتما به شماره تماس و ایمیل منتشر کننده خبر اشاره می شود. در واقع این کاری است که برای اولین بار در ایران و طبق استانداردهای جهانی «خبر رسمی» یا News Release صورت گرفته است .
شاید برای شما نیز این سوال پیش آمده باشد که ضرورت  گنجاندن اطلاعات تماس شرکت شما در پایان هر خبر چیست؟ پاسخ ساده است. گاهی حتی ضرورت امکان تماس با یک صاحب خبر از خود خبر بیشتر است. به این دلیل که ممکن است از دل یک خبر، خبری جدید، تازه و مهم تر بیرون بیاید. گاهی حتی ضرورت امکان تماس با یک صاحب خبر از خود خبر بیشتر است. به این دلیل که ممکن است از دل یک خبر، خبری جدید، تازه و مهم تر بیرون بیاید. البته این به میزان حرفه ای بودن و هوشیار بودن خبرنگار و خواننده خبر نیز بستگی دارد. در هر صورت باید خود را برای هر واکنش و پرسشی نسبت به خبر مربوطه آماده کنید. در ادامه به نکات لازم در به کارگیری صحیح این ابزار، به شکل مختصر اشاره می شود:
 
۱- اطلاعات تماستان را دقیق وارد کنید
اطلاعات تماس خود را درست و صحیح اعلام کنید. شماره تماس، نشانی پست الکترونیکی و نشانی سایت را همواره در پایان اخبارتان درج کنید. مطمئن باشید همیشه فردی مطلع از سوی شرکت و ارگان شما به نامه ها و تلفن ها جواب می دهد، کسی که در جریان حرکت قطار خبر شما هست و اطلاعات کافی برای پاسخگویی دارد. خود را جای خبرنگاری بگذارید که در زمان محدود باید خبری را آماده کند و به سردبیر ارائه دهد. ناگهان خبر شما توسط سیستم توزیع خبر، به دست او می رسد و به انعکاس آن علاقمند می شود ولی برای اینکه خبر را اختصاصی کند، تمایل دارد با شما سریعا تماس گرفته و اطلاعات بیشتری دریافت کند. او به شماره های شما زنگ می زند ولی کسی پاسخگویش نیست، یا فرد پاسخگو اطلاعات کمی دارد، تمام شد! خبر شما فرصت بزرگی را برای دریافت یک بازخورد رسانه ای موثر از دست داده است. حتی این خبرنگار نسبت به انعکاس اخبار بعدی شما هم میل و رغبتی نخواهد داشت.
در ضمن حواستان به ادبیات و رفتار فرد پاسخ دهنده تماس باشد. هر جمله و رفتار ناشایست ممکن است یا برای شما یک موج خبری منفی (در صورتی که فرد تماس گیرنده یک خبرنگار باشد) و یا به قیمت از دست دادن یک مشتری تمام شود.حواستان به ادبیات و رفتار فرد پاسخ دهنده تماس باشد. هر جمله و رفتار ناشایست ممکن است یا برای شما یک موج خبری منفی (در صورتی که فرد تماس گیرنده یک خبرنگار باشد) و یا به قیمت از دست دادن یک مشتری تمام شود.
 
۲- خود را از قبل برای پاسخ به سوالات آماده کنید
اگر خبر درباره یک رویداد تازه از شرکت شما باشد، مطمئن باشید که حتما یک خبرنگار و یا یک خواننده مایل است درباره آن بیشتر بداند. بنابراین پیش از انتشار خبر، خود را برای سوالاتی از قبیل چگونه، چطور، چرا و … که ممکن است در متن خبر مطرح شده باشد، اما برای یک خواننده هنوز جای سوال داشته باشد و یا برای مخاطب ،کامل و مبسوط نبوده است، آماده کنید.
 
۳- در پاسخ ها، سریع، منضبط و دقیق عمل کنید
اگر ایمیلی از سوی مخاطبین و یا یکی از خبرنگاران دریافت کردید بلافاصله به آنها پاسخ دهید. توجه داشته باشید که در عصر مدرنیته و تکنولوژی که دغدغه آدم ها در زندگی روزمره  بسیار بیشتر از گذشته است، خبری از شرکت شما منتشر شده و همزمان ذهن یک خواننده را به خود مشغول کرده است. به این صورت که برای آن زمان گذاشته و برای شما نامه ای ارسال کرده است. با پاسخ سریع و بلافاصله به مخاطبین، هم انضباط و ادب شرکت خود را ثابت کرده اید هم به شکلی غیر مستقیم یک مشتری جدید را به طوری ناخواسته و غیر مستقیم وارد سیستم کاری خود کرده اید. حتی اگر تماس یا متن نامه به نوعی یک انتقاد به خبر منتشر شده از شرکت شما بود، خونسردی و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید و با آرامش به نامه او پاسخ دهید.حتی اگر تماس یا متن نامه به نوعی یک انتقاد به خبر منتشر شده از شرکت شما بود، خونسردی و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید و با آرامش به نامه او پاسخ دهید. از این فرصت برای ارتباط سازی بیشتر استفاده کنید.
 
۴- خود را برای بازتاب های رسانه ای گسترده تر و ارتباطات قویتر آماده کنید
بعد از انتشار و توزیع خبر، ممکن است تماس های مختلفی با شما گرفته شود. بعضی مشتری هستند و بعضی ها هم به دنبال جذب آگهی تبلیغاتی از شما برای این یا آن مجله و پیک محلی. ولی باید مراقب بعضی تماس ها به طور ویژه باشید: تماس های خبرنگاران !
خبرنگاران کسانی هستند که حفظ ارتباط مداوم با آنها برای موفقیت روابط عمومی تان در بلندمدت حیاتی است. آنها می توانند باعث شوند کسب و کار شما بهترین تصویر را از خود در جامعه بسازد و یا می توانند شما را بایکوت خبری کنند. (به مقاله «نقش رسانه ها در کسب و کار شما چیست» مراجعه کنید) در تماس آنها با شما، همان رفتاری را داشته باشید که با مدیر عاملتان دارید: با احترام، سریع، با اطلاعات کافی و آماده خدمات رسانی.
هر آنچه که به وی کمک می کند تا کارش را به بهترین نحو انجام دهد در اختیارش بگذارید. یک خبرنگار حرفه ای به دنبال کسب مستندات، شواهد، اطلاعات دقیق از زمان، مکان، دلیل، افراد و چگونگی رویداد است. پس اطلاعات کافی را در اختیارش بگذاریدیک خبرنگار حرفه ای به دنبال کسب مستندات، شواهد، اطلاعات دقیق از زمان، مکان، دلیل، افراد و چگونگی رویداد است. پس اطلاعات کافی را در اختیارش بگذارید و ایمیل و یا فکس او را دریافت کنید تا اطلاعات بیشتر را برایش ارسال کنید. می توانید به او پیشنهاد تهیه مصاحبه یا گزارش دهید تا مطلب کاملتری را تهیه کند. برای این کار یک شخصیت مطلع و ذی نفوذ شرکت، مثلا مدیرعامل یا یک کارشناس خبره شرکت و یا سازمان را معرفی کنید. به هیچ خبرنگاری پیشنهاد پرداخت پول یا هدیه برای درج اخبارتان ندهید و اگر خبرنگاری خود این پیشنهاد را به شما داد بدانید که در کارش حرفه ای نیست. در عوض می توانید به عنوان قدردانی از درج خبرتان، به مناسبت های مختلف، هدایایی به رسم یادبود و یا قدردانی برای او بفرستید و یا به رویدادهای مهم شرکتتان دعوتش کنید. اگر شرکتتان حراج یا فروش فوق العاده ای دارد می توانید او را به عنوان یکی از بهترین دوستانتان، از این امر مطلع کنید و یا کارتهای تخفیف و گیفت بفرستید. فراموش نکنید که این کار را همانطور انجام دهید که برای یکی از دوستانتان انجام می دهید و نه به عنوان ابزاری برای خریدن رسانه !
به یاد داشته باشید مهمترین چیزی که باعث ایجاد بازخوردهای خبری مثبت برای شرکت شما در بلندمدت می شود، خبرهای جذاب دارای ارزش های خبری است و نه چیز دیگر و این چیزی است که ما به مشترکین خود در «اخبار رسمی» و هر شرکت و سازمان دیگری که خود دارای دپارتمان روابط عمومی و مدیریت ارتباط با رسانه است، توصیه می کنیم.
قطار اخبارتان به سلامت! 

 

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید